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La empresa riojana OSGA, especializada en el mantenimiento y conservación de espacios de trabajo, dispone desde hace unos meses de una solución tecnológica que le está permitiendo mejorar el control de los procesos de venta y aumentar sus oportunidades comerciales. Óptima Group es la responsable de este proyecto.

Fundada en 1998, Osga es una compañía líder en Facility Services y nuevas tecnologías aplicadas al mantenimiento de instalaciones de trabajo, que presta sus servicios a clientes del sector industrial, clínicas médicas, instalaciones deportivas y de ocio, administraciones públicas, etc. Tiene una plantilla de más de 400 profesionales, ubicados en las oficinas centrales de Logroño y en sus delegaciones de Madrid, Galicia, Castilla y León, Aragón y Comunidad Valenciana.
En su evolución, el Grupo Osga ha crecido y se ha ido diversificando hasta convertirse en un referente en su sector. Al operar en un mercado exigente y competitivo, en el 2010 se plantearon la necesidad de una herramienta específica para la gestión comercial, el soporte a clientes y el área de marketing, a través de la cual pudiera desarrollar una actividad promocional más proactiva y atender de forma más personalizada a sus clientes.
“Depositamos nuestra confianza en Óptima Group porque su propuesta nos permitía la integración en una única plataforma de toda la información comercial de nuestra empresa: la gestión de clientes la agenda comercial y las ofertas”, ha señalado Oscar Galilea, Gerente de Osga.
El proceso de implantación inicial comenzó en marzo de este año y durante esta fase OSGA y Óptima Group trabajaron en equipo para detallar, desarrollar y parametrizar todos los procesos y estructuras de información necesarias para implantar la solución de gestión Terrasoft Sales, gracias al framework de desarrollo con que cuenta esta solución.
Esta nueva plataforma de CRM para el departamento de ventas y la dirección de Osga, posibilita la gestión y visibilidad conjunta de las distintas oportunidades comerciales del equipo, así como la obtención de información sobre la potencialidad de su mercado y sus clientes actuales por cada línea de servicio.
El gerente de Osga ha añadido “nuestros clientes son el principal activo de nuestra compañía y por eso ahora disponemos de una solución informática que nos permite ofrecer el mejor servicio y una gestión optimizada de nuestra cartera comercial con una política de precios y descuentos, personalizados por cliente”.
El sistema ha permitido disponer de procesos automatizados de importación periódica para cargar las bases de datos adquiridas, así como facilitar a Osga la planificación de acciones de cross-selling, y ofrecer así servicios complementarios a sus clientes, en función de distintos parámetros de segmentación de sus bases de datos.
La nueva plataforma implementada por Óptima Group se ha adaptado a las necesidades específicas de la compañía riojana facilitando, además, la gestión documental, ya que genera automáticamente documentación interna para otros departamentos, a partir de la información del sistema. Por otra parte, se ha integrado Terrasoft con Outlook, permitiendo de este modo la gestión de comunicaciones masivas, a través de email, a sus clientes.
“La herramienta ha supuesto un importante ahorro de tiempo para los comerciales que, ahora, han visto reducidas sus tareas administrativas y pueden dedicar todos sus esfuerzos a la venta. Para la dirección, el cuadro de mando recoge los principales indicadores y los presenta de un modo claro y útil, para la toma de decisiones. Con estos resultados ahora estamos estudiando la posibilidad de integrar, a medio-largo plazo, nuevas funcionalidades en todos los procesos de la empresa”, ha asegurando Oscar Galilea.
SUMARIO
Fases del proyecto
1. Consultoría de negocio, procesos y datos.
2. Implantación Técnica, consistente en la instalación, configuración y customización de los sistemas en base a las necesidades de Osga. Incluyó también la integración con aplicaciones externas (Microsoft Office), diseño de informes y cuadro de mando.
3. Formación a usuarios, tanto en el uso diario, como en la parte avanzada del sistema.
4. Soporte y mantenimiento, a través de teléfono, chat y asistencia remota.
Áreas involucradas
Departamento de ventas y Dirección
Soluciones tecnológicas
• Terrasoft Sales
• Plataforma de Base de Datos: Microsoft SQL Server

Beneficios principales

• Integración de la información
• Visibilidad del negocio desde la Dirección.
• Mejora en los procesos de venta
• Gestión del equipo

Planes de futuro
Integrar todos los procesos de la empresa con Terrasoft.